Priorizando o portfólio do produto/plataforma digital

O que fazer primeiro?

Por diversas vezes, nos últimos anos, tenho me deparado com essa grande dificuldade das empresas em conseguirem, de forma consciente, entender o que devem priorizar em sua estratégia, portólio, épicos ou , simplesmente, backlog de seus produtos e até mesmo plataformas inteiras.

Seja numa grande indústria com uma plataforma B2B mundial, num banco tradicional, numa Fintech, ou mesmo para os produtos internos de empresas, o dilema sempre aparece: Tem que fazer tudo mesmo?

Eu entendo que Não!! Não TEM que se fazer tudo aquilo que apareceu ali no backlog e essa minha percepção vem do fato de que as coisas que entraram ali no backlog não passam, normalmente, por um processo de priorização consistente e consciente.

Seja pelo uso de “métricas de ego/vaidade”, do poder/influência de quem originou a demanda ou, simplesmente, por achismos, o que tenho visto é uma insana demanda de crescimento de times e empresas na busca por fazer tudo. Mas não tenho visto, na mesma proporção, o esforço para o entendimento se realmente é necessário fazer tudo.

Existem diversas técnicas de priorização, desde os primórdios da gestão de projetos e portfólios. Tem a Matriz 4x4, Matriz Benefício x Custo, Matriz de Pontuação, Matriz de Urgência e Importância, Matriz GUT …. a lista mira o infinito de possibilidades.

Mas então, se temos tantas ferramentas que ajudam na priorização, por que continuamos com tantas dificuldades? Minha visão é que, mais uma vez, a questão central aqui é a CULTURA! Parece clichê e realmente o óbvio precisa ser dito.

Bem, a ideia aqui não é debatermos sobre cultura, mas compartilhar um ponto de vista que pode ajudar a fortalecê-la de uma forma um pouco menos subjetiva, na questão da priorização dos nossos produtos digitais (ou offline também).

Durante um bom tempo eu consegui conviver bem com uma gestão de backlog baseada em benefício /custo. O Benefício ligado ao desdobramento estratégico e o custo com base na forma de medir o esforço para construir (seja lá qual for a unidade… Horas, story points, etc). Mas essa conta não está sendo mais suficiente. A complexidade das plataformas aumentou e o cenário demanda algo um pouco mais elaborado.

Sem mais delongas, o que tenho defendido é uma priorização partindo de 4 dimensões, sendo elas: Benefício [B], Custo [C], Impacto [I] e Valuation [V].

Vou explicar cada uma, mas indo direto ao ponto (e longe de mim a pretensão de criar uma “bala de prata”) a fórmula com (B x I x V) / C deveria ser suficiente para nos ajudar a entender, até mesmo numa simples lista, como está a distribuição de prioridades que devemos seguir. Claro que tem situações que não importa a prioridade, como demanda legais, por exemplo, mas esse não é o foco desse nosso papo.

Não tenho dúvida que os conceitos que vou compartilhar aqui podem variar conforme a empresa, ponto de vista, etc, mas então faça uso adaptando para sua necessidade.

Benefício

O benefício que esperamos de um item a ser priorizado (estória, épico, etc) pode ser, por exemplo, originado de um desdobramento da estratégia da empresa/produto/plataforma.

Costumo dizer que o benefício, é intimamente ligado com ponto de vista interno ao meu contexto. Isso vai ficar mais claro quando eu falar de Impacto.

Vamos para a prática.

1. Vamos supor que um produto teve todo um plano que desdobrou 3 Business Capabilities: Rentabilizar o Canal Mobile; Aumentar satisfação do cliente e; Melhorar prazo de resposta. Para cada uma dessas Capabilities, podemos dar um peso (não se repetindo e alinhada com a Visão do produto). E para ajudar, vamos usar uma escala fibonacci. Dessa forma vamos supor que a pontuação foi, respectivamente, 13; 5; 8.
2. Imagine que um item chamado “Chatbot” trata de incluir um chatbot no produto já existente. Agora vamos então relacionar esse item com cada Capability. Mais uma vez com auxílio da escala fibonacci, vamos considerar que o item “Chatbot” contribua “X” para o atingimento das Capabilities conforme o quadro a seguir:

Quadro 1: Uma forma de medir o benefício

Somando o resultado de quanto o item contribui, chegaremos no valor do benefício, nesse caso é 183.

Impacto

Aqui também, vai depender muito do contexto. Para facilitar minha vida, vou continuar usando o exemplo do Chatb

ot. Impacto pode ser visto como sendo aquilo que iremos gerar para o usuário do produto/plataforma, ou qualquer outra persona que ali tenha interface. (e aqui vem o link que eu disse sobre ser diferente do benefício).

Por exemplo: O processo atual de contato do usuário para tirar uma dúvida é via FAQ ou no Fale Conosco que dispara uma mensagem para o time de backoffice responder. Suponhamos que eu medi o tempo de resposta considerando esses dois caminhos. Nesse caso o usuário do produto tem, em média, 2 horas para ter sua dúvida sanada. (parênteses…. Isso foi identificado como uma dor, dado o feedback que o usuário nos fornece e isso fez com que o Épico Chatbot existisse no backlog).

Também para facilitar aqui a minha vida, vou usar a mesma lógica de cálculo que usamos para o benefício. Com a hipótese de que o Chatbot irá reduzir o tempo de resposta para 10 minutos, fiz uma conta de impacto que segue no quadro 2:

Quadro 2: Uma maneira de calcular impacto

Insistindo que minha intensão não é criar um padrão, então seja criativa(o) e, entendenda seu contexto. Veja qual é a forma mais adequada de calcular o impacto que você irá usar para as personas/stakeholders envolvidos.

Valuation

Seja uma empresa listada na bolsa ou uma startup nas suas primeiras rodadas de investimento, existem vários métodos para determinar o real valor de um negócio (produto ou plataforma). Alguns exemplos: Fluxo de Caixa Descontado; Múltiplos de Mercado; Valuation Contábil; Valuation Pré-Investimento; Valuation Pós-Investimento, etc .

(Atualização do texto origital. Foi lançado um livro do João Kepler que dá uma aula sobre esse assunto: O Poder do Equity)

Também não vou entrar em grandes detalhes nesse item, sendo que o recado importante no nosso exemplo é: Como o chatbot aumenta o valuation do negócio/produto/plataforma?

E seguindo na simplificação, vou supor que o valor real de uma ação ou cota dessa empresa é de R$100 e o Chatbot vai atuar em algum número operacional e fazer com que esse valor suba para R$102 (não estou falando aqui do valor da ação negociado em bolsa, e sim o valor extraído por algum método de valuation).

Nesse exemplo, Valuation do Chatbot é de R$2.

Custo

Novamente um conceito que cada empreendimento trata de uma forma diferente e, falando nos produtos digitais, esse número pode ser obtido por um custo total das pessoas que irão atuar no Chatbot, ou por quantidade de horas de todo o ciclo (da descoberta até ativação na mão do usuário) ou pelo total de story points. Aqui não importa o que usar, desde que sempre utilize o mesmo tipo de número (não pode comparar Horas com Sotry Points, se não é o mesmo clichê de comparar banana com maçã).

Para completar esse exemplo, vamos considerar que o custo é de 400 frutas.

Priorizando

Agora espero que tenha ficado mais fácil.

Usando a fórmula (B x I x V) / C, onde B=183, I=110, V=2 e C=400, temos que no nosso portfólio, o Chatbot tem a pontuação de (183x110x2)/400 = 100,65

Agora imagine colocar em uma planilha, ordenado do maior para o menor, todos os itens que você precisa priorizar…

Imagine agora a chegada de um novo item e você precisa saber o que vai cair para esse novo item entrar…

E então?! acha que agora consegue trabalhar a priorização bem embasada? É possível deixar de lado os “achismos” e trazer, por exemplo, análise de dados para te ajudar a entender o benefício e/ou impactos de sua hipótese?

Indo além…. Uma vez que o Chatbot agora é a realidade e está no produto ficticio, seria possível medir se a hipótese de que a pontuação dele de 100,65 realmente foi atingida? (por exemplo, o valuation realmente foi de R$2?).

O óbvio precisa ser dito

Se você chegou até esse ponto do texto, pode estar refletindo algo assim: “Nossa, mas eu já faço isso…” ou “Nenhuma novidade até então….” ou até mesmo “acabei de perder 10 minutos de estudo…”

E tudo bem :-)

O objetivo é trazer que a questão central, novamente, é a Cultura. De nada adianta qualquer método de priorização se ele não for respeitado. Se genuinamente virar excessão somente aquilo que deveria ser. Se você não tiver uma cultura em que os dados ajudem a entender o problema, esse ou qualquer outro método ou tentativa de priorização será disperdício.

Por fim, não adianta nenhuma forma de priorização se a cultura for a de que “Dinheiro resolve tudo”!